Работа распределенной команды

Портал обучения / Гайд «Работа распределенной команды»

База знаний

При создании базы нужно продумать ее структуру: какие будут разделы. Например, можно разделить их по задачам, отделам или формату. Также нужно выделить ответственного за наполнение и саппорт базы знаний и указать его контакты в статичном нижнем или верхнем блоке каждой страницы.

Не забудьте ограничить доступ к базе знаний только для действующих сотрудников вашей компании и настроить поисковую систему, чтобы быстро находить нужную информацию по ключевым словам.

— это команда сотрудников, которые работают удаленно.

Роли и ожидания

У каждого сотрудника должен быть фиксированный объем обязанностей. Желательно оформить его письменно, например, на странице каждого коллеги на корпоративном портале. Так сам сотрудник будет чувствовать себя увереннее: он знает, что входит в его работу, и может расставить приоритеты между основными и неосновными задачами, что в свою
очередь спасет от переработок и выгорания. В таком формате есть
плюсы и для коллег, ведь они смогут оперативно найти, к кому
обратиться с вопросом по конкретной задаче.

Синхроны с коллегами

Если нет возможности собраться на встречу, сделайте синхро текстом: каждый сотрудник напишет небольшое сообщение в чат.
После завершения проекта организуйте ретроспективу, чтобы проанализировать впечатления каждого коллеги:
что получилось, что не получилось, что можно
улучшить в дальнейшем.
Используйте правила эффективных встреч: ставьте
повестку и не отходите от нее, пишите постмиты,
назначайте модератора, следите за таймингом.

Соберите базу знаний о вашей компании и вашем отделе. Зафиксируйте в ней рабочие инструкции, решения типовых кейсов, организационную структуру. Этот инструмент упросит адаптацию новичкам и работу опытным сотрудникам: им будет проще подхватить процесс, когда коллега уходит в отпуск или нужно срочно переключиться на смежную задачу.
В базу знаний также можно собирать дайджесты новостей и записи вебинаров.
Если сотрудник пропустил анонс, обучение или хочет уточнить информацию,
он может зайти в нужный раздел и найти то, что его интересует.

Митапы

Для обмена опытом и обучения можно организовать внутренние митапы и воркшопы с внешними спикерами. Специфика удаленки в том, что нет возможности случайного контакта между сотрудниками «у кулера в офисе», чтобы поболтать и поделиться кейсами. В зависимости от потребностей коллег можно определить, в каком составе и как часто будете собираться.

Внешние вебинары можно проводить для обучения как софт-, так и хард-скилам. Например, как проще адаптироваться к изменениям, как не выгорать, как освоить новый навык.

Регулярно ставьте встречи с коллегами из вашего отдела. На них обсуждайте текущие задачи, приоритеты, накопившиеся вопросы, статусы по этапам и обращайте внимание на настроение и мотивацию.

чат

таск-трекер

приложение для учета рабочего времени

календарь

доска задач

приложение для видеовстреч

облачное хранилище файлов

Обязательно нужно договориться об использовании единых инструментов. Не должно быть такого, что кому-то удобно общаться в Telegram, а кому-то в WhatsApp, иначе будет сложно найти значимую для задачи переписку.

В чатах тегайте пользователей, чье внимание вы хотите привлечь, и используйте функцию «ответить». Тогда этим людям будут приходить уведомления, даже если чат у них стоит на беззвучном режиме. Если нужно отправить сообщение в нерабочее время, сделайте это без звука, через отложенную отправку или отправку «когда пользователь появится в сети».

По возможности включайте камеру на встречах. Визуальный контакт способствует лучшему пониманию и установлению доверительных отношений. Также обязательно созванивайтесь с видео, когда даете обратную связь. Чтобы собеседник правильно вас понял, ему важно видеть вашу мимику и слышать интонацию.

Договоритесь с коллегами фиксировать договоренности в таск-трекере и документировать статусы по задачам. Так будет проще следить за производительностью в команде и подхватывать задачи за коллегами при необходимости.

Для правильного тайм-менеджмента внутри команды используйте приоритизацию задач и приложения учета рабочего времени:

2

Расставьте их по приоритетам.

1

Выпишите, какие задачи должны быть сделаны сегодня.

3

Приблизительно запланируйте время на каждую задачу. Если вы видите, что не укладываетесь в отведенное время, предупредите коллег о задержке и обратитесь за помощью, когда зашли в тупик.

4

Периодически синхронизируйтесь с коллегами по статусам задач.

Когда люди работают в офисе, они могут общаться, пересекаясь на кухне или в коридорах. На удаленке важно создать пространство, где можно просто поговорить, пошутить или поделиться чем-то личным.
Создайте чаты для флуда. Чтобы смол-толк не мешал работе, перенесите его в отдельное специальное пространство. Например, чат для мемов, обсуждения последних новостей или фотографий домашних животных.

Такие встречи позволяют команде расслабиться, поговорить о повседневных вещах и узнать друг друга лучше. Это способствует укреплению отношений и созданию более дружеской атмосферы.

Можно организовать раз в одну или две недели виртуальные встречи, темы на которых не связаны с работой. Например, клубы по интересам: кулинарный клуб, книжный клуб, музыкальные вечера, совместные тренировки.

Организуйте виртуальные игры: викторины, квесты, настолки (например, «Сломанный телефон» или «Крокодил»).

Наставники или buddy помогают новым сотрудникам быстрее влиться в коллектив и чувствовать поддержку. Назначьте каждому новичку более опытного коллегу для помощи в адаптации и общего неформального общения, что позволит легче вливаться в коллектив.

Дистанционным сотрудникам важно иногда встречаться и в реальном мире, если это возможно. Если члены команды находятся в одном городе, можно организовать офлайн-мероприятия: пикники, ужины или другие активности. Если сотрудники разбросаны по миру, можно организовать редкие встречи в формате корпоративных выездов или конференций.

Важно регулярно отмечать личные достижения каждого сотрудника. Можно внедрить еженедельные или ежемесячные встречи, где будут озвучиваться успехи команды и каждого ее члена. Это может быть публичное признание на общем собрании или персональное поздравление в чате.
Делитесь прогрессом по общим задачам — это мотивирует и воодушевляет команду двигаться дальше, не сбавляя оборотов.