Что такое описание бизнес-процесса и когда он нужен.
УРОК 1
Что такое бизнес-процесс и его описание;
В этом уроке разберем:
1
2
Какие бывают варианты описания бизнес-процессов.
Представьте ситуацию, когда в вашу команду выходит новый сотрудник, и ему предстоит участвовать в процессе сбора информации от руководителей для начисления премии.
Или другую ситуацию: в компании меняется организационная структура, и часть процессов теперь будет находиться в контуре другого отдела. Ваш отдел, в рамках общего процесса, передает часть работы этому подразделению.
В первом случае сотрудник будет взаимодействовать с руководителями и бухгалтерией. Во втором — двум командам важно четко понимать, какой результат передаёт одна команда другой, и соблюдать ритм работы, чтобы вовремя получить общий результат.
Или другую ситуацию: в компании меняется организационная структура, и часть процессов теперь будет находиться в контуре другого отдела. Ваш отдел, в рамках общего процесса, передает часть работы этому подразделению.
В первом случае сотрудник будет взаимодействовать с руководителями и бухгалтерией. Во втором — двум командам важно четко понимать, какой результат передаёт одна команда другой, и соблюдать ритм работы, чтобы вовремя получить общий результат.
Во всех этих случаях необходимо описание процесса, чтобы руководитель и команда могли договориться о том, как он должен работать.
Но в обоих случаях каждому участнику процесса необходимо понимать:
- Что именно он должен сделать?
- В какие сроки?
- Кому передать результат работы и в каком виде?
— это понятная последовательность действий, которая помогает получить нужный результат.
Бизнес-процесс
У руководителей отделов вопросы шире:
- Насколько процесс эффективен с точки зрения результатов работы команд и сроков?
- Можно ли его улучшить — например, устранить дублирование или пересобрать шаги так, чтобы получать лучший результат за оптимальное время?
- Можно ли автоматизировать процесс, чтобы снизить рутинную нагрузку на команду?
Начисление премии: собрали данные → проверили → согласовали → передали в бухгалтерию → выплатили.
Найм сотрудника:
разместили вакансию → провели собеседования → сделали оффер → оформили.
разместили вакансию → провели собеседования → сделали оффер → оформили.
примеры
Например, документооборот (счета, акты, договоры) – без него невозможно ни учет, ни контроль.
Бизнес процесс бывает материнским (основным) и сопутствующим.
Материнский процесс — отражает основной процесс, который создает ценность для клиента и/или компании.
Например, Управление денежными потоками (Cash Flow Management) — обеспечивает платежеспособность компании, контроль входящих/исходящих денег
Материнский процесс — отражает основной процесс, который создает ценность для клиента и/или компании.
Например, Управление денежными потоками (Cash Flow Management) — обеспечивает платежеспособность компании, контроль входящих/исходящих денег
— это порядок действий, в котором зафиксированы его шаги, участники, сроки, входы и выходы, правила выполнения и ожидаемый результат и согласован со всеми участниками этого процесса.
Описание бизнес-процесса
— отражают процессы, которые помогают материнскому процессу быть эффективным и стабильным.
Сопутствующие процессы
2
Зачем нужно описывать бизнес-процесс?
1
5
Чтобы всем было понятно, что делать.
Особенно если в процесс приходят новые участники или он «разрастается» и в нём задействованы разные команды.
Кто, когда и что именно делает — и какой результат должен передать следующему участнику процесса.
Чтобы не было путаницы и потерь.
Чтобы сократить лишнюю коммуникацию.
Сотрудников не нужно постоянно «дергать» с вопросами — они знают, где посмотреть, чтобы вспомнить детали или обучить новых участников процесса.
Когда процесс понятен и зафиксирован, можно внедрять системы, которые берут рутинную работу на себя — например, CRM или ИИ-ассистентов.
Для автоматизации.
Когда вся цепочка действий описана и находится перед глазами, легче заметить лишние шаги, дублирование работы и нестыковки.
Чтобы улучшать процесс.
Формально описанный процесс, который не согласован с участниками и не «обкатан» на практике, не будет работать.
ВАЖНО
4
3
Поэтому важно не просто его описать, но и:
- согласовать с участниками,
- передать в работу,
- сопровождать в первые 2–3 месяца.
Какие бывают варианты описания бизнес-процессов?
BPMN (Business Process Model and Notation) — это уже профессиональный стандарт моделирования процессов.
Что включает:
Когда применять:
Что включает:
- события (старт/финиш)
- задачи
- шлюзы (логика решений)
- роли (swimlanes)
Когда применять:
- если процессы сложные и межфункциональные
- для автоматизации (например, перед внедрением CRM/ERP)
- для системной оптимизации
Базовый вариант описания бизнес-процесса, где есть разные участники и больше 5 шагов — блок-схема.
Блок-схема (Flowchart) — это простой визуальный рисунок процесса, где шаги показаны в виде блоков, а стрелки показывают, что за чем происходит.
Блок-схема (Flowchart) — это простой визуальный рисунок процесса, где шаги показаны в виде блоков, а стрелки показывают, что за чем происходит.
Их недостаток в том, что они оформляются в виде текста, а значит отражают линейную логику. Это затрудняет удержание в голове целостной картины процесса с его развилками.
Кроме того, регламенты и инструкции чаще используются тогда, когда участникам процесса нужно глубже разобраться именно в своём этапе работы, а не просто узнать про процесс в целом.
Инструкция — документ, который описывает как именно выполнять конкретные действия или операции, чтобы обеспечить единый и корректный способ выполнения задач для получения нужного качества результат.
Кроме того, регламенты и инструкции чаще используются тогда, когда участникам процесса нужно глубже разобраться именно в своём этапе работы, а не просто узнать про процесс в целом.
Инструкция — документ, который описывает как именно выполнять конкретные действия или операции, чтобы обеспечить единый и корректный способ выполнения задач для получения нужного качества результат.
Регламент — документ, который описывает что должно происходить и в какой последовательности в рамках процесса, фиксируя обязательные этапы.
ПРИМЕР
Текстовое регламентирование
ПРИМЕР
Ссылки для дополнительного изучения:
Подведем итоги урока
Бизнес-процесс помогает отделу или нескольким отделам работать согласованно. Описанный бизнес-процесс позволяет быстрее договориться о едином подходе к работе.
Описанный бизнес-процесс должен отражать весь процесс целиком: от начала (входа) до завершения. Он должен включать участников, сроки, результаты на каждом шаге и итоговый результат, а также быть «обкатан» и согласован со всеми участниками процесса.
1
2
Бизнес-процесс можно представлять в виде блок-схем, в нотации Business Process Model and Notation (BPMN) или в текстовом формате. Графическое представление помогает увидеть весь процесс с развилками целиком, а текстовое — глубже разобраться в деталях каждого этапа.
2